La définition courte. Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme structurée, que les logiciels lisent sans intervention humaine. Un PDF envoyé par e-mail n'en est pas une.
Ce qu'est une facture électronique, et ce qu'elle n'est pas
Pendant des années, on a appelé « facture électronique » tout ce qui n'était pas du papier : un PDF par e-mail, un scan, une facture tapée dans Word. La réforme française change le sens du mot.
Au sens légal, une facture électronique contient des données structurées : chaque information — numéro, date, SIREN, montant hors taxes, taux de TVA — est rangée dans un champ identifié qu'un logiciel sait lire. Le logiciel de votre client n'a pas à « regarder » votre facture : il la lit comme une fiche.
| PDF par e-mail | Facture électronique | |
|---|---|---|
| Lisible par | Un humain | Un humain et une machine |
| Saisie chez le client | Manuelle, ou lecture approximative | Aucune |
| Canal | Messagerie | Plateforme Agréée |
| Valable entre entreprises | Jusqu'à l'obligation d'émettre | Oui |
Les trois formats autorisés
Factur-X est un PDF qui contient, caché à l'intérieur, un fichier XML avec toutes les données. Votre client voit une facture ordinaire, son logiciel lit le XML. C'est le format le plus adapté aux TPE et PME.
UBL et CII sont du XML pur : complets, mais illisibles sans logiciel. On les rencontre surtout avec les grands comptes et à l'international.
Dans la pratique, vous ne choisissez pas : votre logiciel produit le format attendu par la plateforme de votre client.
Exemple : le parcours d'une facture
Prenons une menuiserie qui facture 4 800 € HT de travaux à une agence immobilière.
- Création. La menuiserie saisit sa facture dans son logiciel. Il génère un Factur-X avec les données structurées : SIREN des deux entreprises, nature de l'opération (prestation de services), 4 800 € HT, TVA à 20 %, 5 760 € TTC, échéance à 30 jours.
- Envoi. Le fichier part vers la Plateforme Agréée de la menuiserie, qui vérifie qu'il est conforme.
- Acheminement. La plateforme trouve dans l'annuaire public la plateforme de l'agence et lui transmet la facture.
- Réception. L'agence reçoit la facture dans son logiciel, déjà lue, prête à être validée et payée.
- Données fiscales. En parallèle, les données utiles au contrôle de la TVA sont transmises à l'administration.
- Statuts. La menuiserie voit la facture passer à « reçue », « approuvée », puis « encaissée ».
Aucune ressaisie, aucune relance pour savoir si la facture est bien arrivée.
Les mentions obligatoires
Les mentions habituelles restent dues : numéro unique, date, identité et adresse des parties, désignation et quantité, prix unitaire hors taxes, taux et montant de TVA, total, date d'échéance, pénalités de retard et indemnité forfaitaire de recouvrement. La réforme en ajoute quatre :
- le numéro SIREN du client ;
- l'adresse de livraison des biens si elle diffère de l'adresse de facturation ;
- la nature de l'opération : livraison de biens, prestation de services, ou les deux ;
- la mention de l'option pour le paiement de la TVA d'après les débits, si vous l'avez exercée.
Qui est concerné, et quand
| Date | Obligation |
|---|---|
| 1er sept. 2026 | Toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir. Les grandes entreprises et ETI doivent émettre. |
| 1er sept. 2027 | Les TPE, PME et micro-entreprises doivent émettre et transmettre leur e-reporting. |
La facture électronique concerne les échanges entre entreprises assujetties à la TVA établies en France. Vos ventes aux particuliers et à l'étranger relèvent de l'e-reporting.
Ce que ça coûte de ne pas s'y mettre
Une facture B2B émise hors Plateforme Agréée coûte 50 € d'amende, dans la limite de 15 000 € par an. Mais le risque le plus concret est ailleurs : une facture rejetée n'est pas payée. Pour préparer l'échéance, lisez ce qui change au 1er septembre 2027 et comment choisir sa Plateforme Agréée.
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